Jak dokumentować rozmowy, żeby nie zostać oszukanym przez kontrahenta?
Zamieszczono: 2009/07/29, Patryk Gust
Jak dokumentować rozmowy, żeby nie zostać oszukanym przez kontrahenta? Lepiej zawczasu przewidzieć możliwość wystąpienia komplikacji i przygotować się na nie. Praktyka sądowa wskazuje, że najlepszym dowodem jest dokument na piśmie.
Dlatego jeśli
to tylko możliwe, zadbaj o poświadczanie w formie pisemnej wszelkiego
rodzaju czynności i działań (czyli np. spotkań, rozmów, przekazywania
dokumentacji). Warto sporządzić list intencyjny, a poczynione w trakcie
pertraktacji uzgodnienia protokołować.
List intencyjny
Listy
intencyjne to dokumenty często używane w kontaktach gospodarczych,
które jednak nie są wprost przewidziane w przepisach, dlatego trudno
dokładnie określić, jakie powodują skutki prawne.
Zazwyczaj zawierają ogólne postanowienie stron, że są one zainteresowane zawarciem określonej umowy lub prowadzeniem działań zmierzających do osiągnięcia pewnego celu
gospodarczego. Często zawierają postanowienia o zobowiązaniu się do
prowadzenia negocjacji zgodnie z „dobrymi obyczajami", „uczciwymi zasadami obrotu gospodarczego" itp.
List
intencyjny nie jest tym samym co umowa przedwstępna, nie zawiera więc
postanowień wiążących dla stron, np. że do określonego dnia zawrą umowę
o pewnej treści. Z reguły listy intencyjne nie powodują same w sobie
skutków prawnych, nie oznacza to jednak, że są niepotrzebne. Oddają
ducha, jaki ma obowiązywać podczas prowadzenia negocjacji, co jest
bardzo przydatne do późniejszego interpretowania zachowań drugiej
strony.
Jeśli dysponujesz listem intencyjnym, łatwiej będzie Ci
udowodnić, że zachowanie kontrahenta podczas negocjacji naruszało dobre
obyczaje.
Im bardziej szczegółowo zostaną w nim określone
deklaracje stron dotyczące prowadzenia negocjacji, tym łatwiej - w
razie nielojalności kontrahenta - będzie Ci uzyskać od niego odszkodowanie. Teoretycznie nie ma jednak
przeszkód, aby przyjąć, że postanowienia negocjacyjne o charakterze
wiążącego listu intencyjnego są obowiązujące dla stron, a zatem że obie
strony zobowiązują się traktować je jako ostatecznie uzgodnione i
niepodlegające renegocjacjom. Może to mieć wpływ na ustalenie, że Twój
kontrahent ponosi odpowiedzialność z tytułu naruszenia dobrych
obyczajów podczas pertraktacji.
Protokoły ze spotkań
Ze
spotkań negocjacyjnych warto sporządzać krótkie protokoły, w których
określa się, jakie ustalenia zapadły (lub nie) między stronami, w jakim
zakresie strony doszły już do porozumienia, odnośnie do których
elementów się zgadzały, a co do których nie, jakie kwestie zostały
jeszcze do omówienia, jaki jest harmonogram kolejnych spotkań itp.
Szczególnie przy większych transakcjach lub jeśli negocjacje toczą się
w dłuższym czasie.
Protokoły ułatwią Ci późniejsze
uzyskanie odszkodowania z tytułu naruszenia przez kontrahenta dobrych
obyczajów podczas prowadzenia negocjacji. Pozwalają ustalić, jaki był
ich rzeczywisty przebieg. Protokoły pełnią więc taką rolę, jak
przesyłane sobie dokumenty w przypadku prowadzenia negocjacji bez spotkań.
Powinny
być podpisane przez obie strony. Jeśli obawiasz się, że kontrahenta
spłoszy nadmierne formalizowanie negocjacji, możesz skorzystać z innej,
choć nieco mniej skutecznej metody. Polega ona na tym, że nie dajesz
protokołu kontrahentowi do podpisu, lecz wysyłasz go do niego za potwierdzeniem odbioru i z prośbą, by w razie pojawienia się w nim jakichś nieścisłości
przedstawił je w celu uzupełnienia lub naniesienia poprawek. Jeśli nie
otrzymasz uwag, możesz argumentować, że gdyby druga strona miała jakieś
wątpliwości, zgłosiłaby je.
Źródło: www.firmatransportowa.pl
