Szykuj szafy na dokumenty lub szykuj sprawną niszczarkę

Zamieszczono: 2009/08/03, Patryk Gust

Dane o tym, ile kierujący autami pracowali, musisz przechowywać przez trzy lata. Ale tylko teoretycznie. Jak długo faktycznie będziesz musiał trzymać, zalęzy od tego czy używasz wykresówek, czy rejestrów.

Zmieniając wygląd ewidencji czasu pracy, nowelizacja wprowadziła nowy przepis zobowiązujący pracodawcę do przechowywania ewidencji przez trzy lata po zakończeniu okresu nią ojętego ( art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o kierowsach). Zmiana ta wypełnia dotychczasową lukę w przepisach o okresie przechwywania ewidencji. We właściwy sposób wdraża w tym zakresie dyrektywę uniijną 2002/15 dotycząca czasu pracy kierowców.

Co ważne okres ten jest tożsamy z długościa okresu przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy w polskim prawie. Zgodnie z art. 291 k.p. wynosi on trzy lata od dnia wymagalności roszczenia. Z pewnością zmiana ta ułatwi szoferom dochodzenie roszczeń przed sądami pracy bądź w trakcie kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy.

Teraz obowiązuje tylko jeden okres ...

Dotychczas pracodawcy mieli jedynie bezwzględny obowiązek przechowywania wykresówek  i danych zarejestrowanych przez tachograf cyfrowy przez 12 miesięcy od ich zarejestrowania. Wynika to z art. 14 rozporządzenia EWG nr 3821/85. Co do okresu przechowywania ewidencji czasu pracy nie było jednak wyraźnych przepisów, a eksperci byli w tym zakresie bardzo podzieleni. Część z nich uważała, że ewidencja czasu pracy to element dokumentacji płacowej,a więc należy ją przechowywać przez 50 lat, gdyż taki okres wynika z przepisów emerytalno - rentowych. Inni twierdzili, e należy ja trzymać przez trzy lata ze względu na okres przedawnienia roszczeń. Teraz sytuacja jest jasna: należy ją zachować trzy lata. ale czy dotyczy to już pracodawców, którym przytrafiaja się kontrole w najbliższym czasie, biorąc pod uwagę, że nowelizacja ustawy o kierowcach obowiązuje od 28 czerwca 2009 roku? Czy okazanie ewidencji czasu pracy z krótszego okresu będzie wiązało się dka szefa z ryzykiem mandaty? Nie zawsze, gdyż karalność wykroczenia ustaje po roku od jego popełnienia, zgodnie z art. 45 § 1 kodeksu wykroczeń.

PRZYKŁAD 1

Inspektor pracy pojawił sie na kontroli w firmie transportowej 13 lipca 2009r. i zażądał ewidencji czasu pracy kierowców za trzy lata wstecz. Pracodawca stwierdził, że przed ostatnią nowelizacją ustawy o kierowcach nie miał takiego obowiązku i ma tylko ewidencję za ostatnie półtora roku. W takim wypadku szef nie otrzyma mandatu od inspektora, gdyż doszło do przedawnienia karalności za wykroczenie. Inspektor może co najwyżej skierować do firmy wystąpienie o przechowywanie ewidecji przez trzy lata.

Decyduje wybrana forma ...

Art. 25 ustawy o kierowcach dopuszcza, aby za ewidencję czasu pracy uznawać poprostu dokumenty związane z rejestracją czasu pracy, np. wykresówki lub pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Jeśli pracodawca zdecyduje się na to, powinien przechowywać je przez trzy lata po zakończeniu okresu nimi objętego.

Tu widać jednak niespójność polskich przepisów z unijnymi. zgodnie bowiem z art. 14 rozporządzenia EWG nr 3821/85 wykresówki czy dane zarejestrowane przez tachograf cyfrowy należy przechowywać przez 12 miesięcy od dnia rejestracji, a według naszych przepisów przez trzy lata. Powstaje więc kolejna wątpliwość, który okres jest ważniejszy? Ten problem można rozstrzygnąć następująco. jeśli pracodawca decyduje się prowadzić ewidencję jako rejestr danych, opracowanych z wykresówek, to musi go trzymać trzy lata, a wykresówki jedynie 12 miesięcy. Jeśli jednak wykresówki w firmie mają jednocześnie pełnic funkcję ewidencji czasu pracy, to niestety szef musi je przechowywać trzy lata, biotąc pod uwagę art. 25 § 2 pkt 2 ustawy o kierowcach. Stanowi on bowiem wyraźnie, że ewidencję czasu pracyo której mowa w art. 25 § 1 ustawy o kierowcach, należy przechowywać przez trzy lata po zakończeniu okresu nią objętego.

Oznacza to, że w zależności od tego, czy ewidencją są wykresówki (lub dane zarejestrowane przez tachgraf cyfrowy), który stanowią dzienny zapis aktywności kierowcy, czy tradycyjne rejestry (prowadzone w dotychczasowej formie), mające najczęściej postać miesięcznych kart, różny będzie faktyczny okrez ich przechowywania.

PRZYKŁAD 2

Firma A zdecydowała się na prowadzenie miesięcznych kart ewidencji czasu pracy, aby śledzic dokładna liczbę godzin pracy kierowców. Firma B stwierdziła, że niema sensu tracić czasu na takie działania i wystarczą wykresówki traktowane jako ewidencja czasu pracy. Firma A musi więc przechowywać karty ewidencji przez trzy lata i miesiąc, który obejmuje ewidencja. Natomiast firma B Może codziennie niszczyć wykresówki z jednego dnia. W niej ewidencja jest dzienna i konkretną wykresówkę trzeba trzeba trzymać trzy lata, licząc od dnia następującego po dniu rejestracji.

UWAGA!!!

Jeśli pracodawca chciałby prowadzic ewidencję w formie rocznych kart, t w praktyce będzie musiał przchowywać je trzy lata od zakończenia okresu w nich zarejestrowanego. w rzeczywistości będzie trzymał dane o czasie pracy kierowców za cztery lata.

Przyjęcie przez firmę, że ewidencja czasu pracy szoferów będą wykresówki bądź dane z tachografów cyfrowych, niema jednak samych plusów. Trzeba bowiem pamiętać, że kierowcom co miesiąc trzeba wypłacać wynagrodzenie, które u nich określa się często w stawkach godzinowych. Do jego naliczenia niezbędne jest rozliczenie czasu pracy. Oznacza to, że i trzeba przeanalizować wykresówki i odczyrać z nich długość poszczególnych okresów aktywności kierowców.

Służby kadrowe w firmach transportowych nie dają sobie zazwyczaj rady z taką analizą pod kątem czasu pracy , której musiałby dokonać w celu rozliczenia czasu pracy i następnie naliczenia płac. Prowadzenie ewidencji utrudni także i wydłuzy kontrole z zakresu c zasu pracy kierowców wykonywana przez PIP.

Potrzebni świadkowie ...

Z danych Inspekcji Transportu Drogowego wynika, że kierowcy często nieprawidłowo operują selektorem, czyli przyłącznikiem między poszczególnymi okresami aktywności w trakcie wykonywanego zadania przewozowego. Zazwyczaj na wykresówkach są zapisane tylko dwa rodzaje aktywności: jazda i przerwy z odpoczynkami. Kierowcy nie rejestrują juz jednak okresów wykonywania innych prac, np. załadunku i rozładunku, bo chcą jak najdłużej jeździć. Tymczasem te inne prace zmniejszyłyby im dopuszczalny czas prowadzenia pojazdu. W praktyce więc ustalenie rzeczywistego czasu pracy w ciągu dnia będzie możliwe podczas kontroli PIP tylko dzięki przesłuchiwaniu świadków, na podstawie zeznań których można zrekonstruować aktywność szofera.