Kiedy warto skorzystać z usług firmy spedycyjnej

Zamieszczono: 2009/09/15, Patryk Gust

TRANSPORT MIĘDZYNARODOWY Dobry spedytor nie tylko sprawnie organizuje przewóz, ale też pozwoli obniżyć koszty transakcji. Wszystko za sprawą znajomości rynku i korzystniejszych stawek przewozowych.

MICHAŁ KOŁTUNIAK

Sprzedając towary za granicą lub sprowadzając ich do kraju od zagranicznych importerów, stajemy przed problemem dostawy. Podział obowiązków z tym bywa różny. Umowa sprzedaży może zawierać obowiązki sprzedającego jedynie w zakresie wytworzenia produktu i pozostawienia go we własnym magazynie. Obowiązkiem nabywcy będzie zorganizowanie transportu od miejsca wytworzenia towaru aż do miejsca docelowego. Sytuacja może być również odwrotna. To sprzedający będzie miał obowiązek nie tylko wyprodukować, opakować i przygotować towar do transportu, ale też dostarczyć go do siedziby (magazynu)kupującego.

W praktyce zdarzają się często, gdy strony dzielą się tymi kosztami i - co równie istotne - ryzykiem związanym z transportowaniem towarów.

PRZYKŁAD

Polski eksporter dostarcza towar na pokład statku w Gdańsku lub Hamburgu i do tego miejsca ponosi wszystkie koszty i ryzyko z tym związane. Na dalszej drodze obowiązki z tym związane przejmuje kupujący.

Warto pamiętać, że posiadanie tzw. gestii transportowej, czyli prawa (i obowiązku)  do zorganizowania transportu międzynarodowego, może mieć swoje plusy. Wysyłając znaczne partie towarów lub robiąc to systematycznie, mamy szansę wynegocjować korzystniejsze stawki przewozowe, niż wynikało by to z przyjętych przez firmy transportowe taryfikatów. Ponadto decydujemy o wyborze środka transportu (ciężarówka, pociąg, prom) i trasie przewozu (jeżeli oczywiście jest to fizycznie możliwe). W ten sposób można obniżyć koszty związane z realizacją całej transakcji handlowej. Zwiększają się również możliwości negocjacyjne i przerzucania (ukrywania) części kosztów pomiędzy różnymi etapami realizacji transakcji handlowej.

ŁOŻONY PROCES

Z drugiej strony należy pamiętać, że obsługa transportowa ładunków w handlu międzynarodowym to bardzo złożony proces. Wymaga wiedzy i doświadczenia, szczególnie przy wysyłce towarów na znaczne odległości i gdy w grę wchodzi zastosowanie różnych środków transportu (tzn. towar będzie wielokrotnie przeładowywany z samochodu na pociąg, z pociągu na statek lub samolot itd.). Jakość tego procesu będzie miała zasadnicze znaczenie dla tego właściwego i co istotne, efektywnego przebiegu całej transakcji handlowej. Od tego będzie przecież zależało, czy towar będzie dostarczony zgodnie z terminem przewidzianym w kontrakcie, czy nie ulegnie po drodze uszkodzeniu, czy na czas uda się skompletować wszystkie wymagane dokumenty.

Ten ostatni element będzie szczególnie istotny przy uwarunkowanych formach płatności (inkaso, akredytywa). W takiej bowiem sytuacji eksporter w swoim banku będzie musiał w wyznaczonym czasie zaprezentować komplet wymaganych dokumentów (w tym zarówno dokumentów przewozowych, jak i międzynarodowy samochodowy lub kolejowy list przewozowy albo konosament). Wszystkie one będą musiały być wypełnione w prawidłowy sposób i dokumentować wysyłkę towaru. Przestój w transporcie towaru bądź jego zła organizacja mogą skutkować tym, że sprzedający potrzebnych dokumentów po prostu nie będzie miał. Dlatego, aby od nadawcy do kupującego była sprawnie i efektywnie zrealizowana, niezbędne jest właściwe zarządzanie procesem transportowym.

Samemu ...

Zakładając, ze firma przejęła na siebie obowiązek dostarczania towaru aż do odbiorcy, czyli ma wspomniana gestię transportową, ma do wyboru dwie możliwości. Albo podejmie się zorganizowania spedycji we własnym zakresie, albo skorzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zajmującego się organizacją transportu, czyli firmy spedycyjnej. Z pierwszej możliwości na pewno można skorzystać, jeżeli mamy jednego odbiorcę z nieodległego kraju, będziemy mu regularnie dostarczać towary, a w grę wchodzi transport samochodowy (drogowy). W takiej sytuacji nie powinniśmy mieć problemów ze znalezieniem firmy przewozowej, która podejmie się transportu towarów (na rynku najwięcej jest ofert firm przewozowych działających właśnie w tym sektorze). Brak obowiązków związanych z przeładunkiem towaru sprawia, że firma powinna poradzić sobie z organizacją takiego transportu. Jeżeli jednak w grę wchodzi przeładunek towarów, transport na znaczne odległości (inny kontynent), wysyłanie partii towarów różnej wielkości i do kilku odbiorców, warto się zastanowić nad powierzeniem spedytorowi organizacji takiego transportu.

PRZYKŁAD

Firma X podpisała z egipskim kontrahentem kontrakt na dostawę wyrobów chemicznych. Zgodnie z nim towar ma zostać dostarczony na koszt polskiej firmy do portu w Kairze. Firma X postanowiła dostarczyć towar pociągiem do Grecji i tam przeładować go na statek płynący do Egiptu. Jeden z pracowników odbył rozmowę z grecki armatorem i dowiedział się, w jakim terminie odpływa statek na takiej linii. W odpowiednim czasie towar został wysłany koleją, a po przybyciu do Grecji wyładowany na nabrzeżu portowym. Dopiero wtedy okazało się, że pracownik nie dokonał formalnego zabukowania ładunku, czyli nie zarezerwował miejsca na pokładzie i nie otrzymał tzw. noty bukingowej, która by to potwierdziła. Towar musiał być przez tydzień przechowywany w portowych magazynach na koszt polskiej firmy. Dopiero po tym czasie odpływał następny statek, na którym znalazło się wolne miejsce.

... czy z pomocą specjalisty

Co jest zaletą wyboru spedytora i powierzenia mu organizacji transportu? Jego znajomość rynku transportowego. Dzięki temu pomoże wybrać optymalny środek transportu oraz trasę przewozu danego ładunku. Warto podkreślić, że pojawienie się swego rodzaju pośrednika między sprzedającym a firmami przewozowymi lub portowymi wcale nie musi wpłynąć na wzrost kosztów. Przykładowo mali nadawcy nie są w stanie uzyskać korzystniejszych stawek czy też specjalnych prowizji. Natomiast spedytor ma takie możliwości. Firma, która powierzy mu towar, może z nich w takiej sytuacji skorzystać.

PRZYKŁAD

Dwie małe firmy chcą wysłać jednorazowo kontener towaru. Jedna z nich samodzielnie negocjuje przewóz tego towaru do portu w Gdańsku, jego załadunek na statek i fracht (przewóz morski) do portu w Szwecji. Druga te same czynności poleca spedytorowi. Ten ostatni dzięki temu, że na podobnej trasie obsługuje transport kilkunastu kontenerów, korzysta z 30 proc. Rabatów na załadunek i fracht. Ma po prostu wynegocjowane lepsze warunki z firmami obsługującymi magazyny i dźwigi portowe oraz armatorem obsługującym trasę morską. Jeden pojedynczy kontener w pierwszym przypadku objęty jest zwykłym taryfikatorem, w drugim korzysta z tych rabatów. Może się zatem okazać, że mimo konieczności zapłaty wynagrodzenia spedytorowi transakcja i tak będzie tańsza.

Chęć do maksymalnego cięcia kosztów, która w tym wypadku będzie polegała z rezygnacji ze wszystkich pośredników, może skutkować nieterminową dostawą, uszkodzeniami towarów, stratami rynkowymi z powodu zbyt długiego procesu spedycji. Warto podkreślić, że nieterminowa dostawa wcale nie musi być dostawą spóźnioną, co wiązało by się np. z obowiązkiem zapłacenia kary umownej. Równie dobrze może to być dostawa przed umówionym z kontrahentem terminem odbioru. A to z kolei będzie się wiązało z obowiązkiem magazynowania bądź składowania  towarów na koszt dostawcy. Zadanie spedytora jest tak zorganizowanie całej proces i powierzyć transport takim podmiotom, aby do tego nie doszło.

Obowiązki pośrednika ...

Podstawowe regulacje dotyczące umowy spedycji zawarte są w kodeksie cywilnym w art. 794 - 803. Zgodnie z nim podstawowym obowiązkiem spedytora jest wysyłanie lub odbiór przesyłek albo wykonywanie innych usług związanych z przewozem towaru. W praktyce taka firma może świadczyć następujące usługi :

• udzielanie porad w zakresie przygotowania kontraktu do wykonania,
• pomoc w przygotowaniu towaru do wysyłki (w szczególności pod kątem wymagań dla określonego środka transportu z uwzględnieniem jego ładowności, maksymalnego, dopuszczalnego obciążenia itp.,),
• wybór środka transportu,
• dostarczenie środków pomocniczych (np. kontenera, palet),
• zawarcie umowy o przewóz,
• konwojowanie transportu,
• zawarcie umów o przeładunek (załadunek, wyładunek, składowanie),
• sporządzenie dokumentów przewozowych,
• ubezpieczenie przesyłki,
• odbiór towaru od zleceniodawcy,
• dokonanie odprawy celnej (zgłoszenie towaru do innej wymaganej kontroli urzędowej),
• przekazanie produktów odbiorcy,
  
• organizowanie czynności dodatkowych (liczenie, mierzenie, kontrola jakości),
• regulowanie należności z tytułu kosztów przewozu oraz innych czynności i usług wykonywanych w związku z transportem,
• magazynowanie towaru we własnych pomieszczeniach.

Kodeks cywilny wprowadza bardzo ramowe regulacje, dlatego zakres wszystkich dodatkowych usług musi zostać wyraźnie sprecyzowany w konkretnej umowie. Warto podkreślić, że większość spedytorów działających na polskim rynku posługuje się ogólnymi warunkami takich umów. Najczęściej są to ogólne polskie warunki spedycyjne, które zostały opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki oraz zatwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Źródło : Rzeczpospolita db